Meeting d’entreprise

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Le Meeting d’entreprise peut nécessiter une très grande organisation et notre agence événementielle peut tout prendre en charge avec grande efficacité.

Quelques conseils pour l’organisation d’un événement réussi

Quelle que soit la raison pour laquelle vous planifiez un événement pour votre entreprise, il doit être clairement communiqué à tous ceux qui y participeront au nom de votre entreprise. Si vous avez déjà organisé un événement, vous savez que tout ne se déroule pas comme prévu et que vous devez faire face à différents défis. L’organisation d’une soirée pour un comité d’entreprise n’est pas une tâche simple. Voici les points clés que vous devez garder à l’esprit pour que tout se passe bien. La planification d’un événement d’affaires réussi implique de nombreux détails – lieu, nourriture, divertissement, liste des invités – et ce ne sont que les quatre grands ! Prenez le temps d’élaborer un plan que vous pourrez suivre étape par étape avant, pendant et après votre événement.
1. Définir le but et le format: Cela semble assez évident, mais il vaut la peine d’avoir une approche critique de cette question. Formulez votre objectif le plus précisément possible : voulez-vous transmettre vos connaissances aux participants, exprimer votre gratitude aux partenaires, recueillir des fonds pour un projet ou offrir un plaisir esthétique à vos invités ? Le format de l’événement dépendra de la réponse : son concept, son timing et sa durée, la répartition des rôles au sein de l’équipe, la disposition de la salle, la restauration et le son. Essayez de ne pas vous enliser dans les formats traditionnels. Inspirez-vous des brunchs thématiques, événements en ligne, événements en plein air. Ce qui compte, c’est que votre format aide à atteindre le but de l’événement.
2. Accorder suffisamment d’attention à la planification: Le plan doit inclure la logistique, le contenu et la promotion de l’événement. Créez un document à la disposition de toute l’équipe où chaque membre sera au courant des tâches des uns et des autres et de la vue d’ensemble. Préparez d’abord une liste des principales tâches, puis étoffez-les le plus en détail possible sous la forme d’étapes spécifiques qui seront réalisées. Il est important d’indiquer dans le plan la durée de la tâche : le temps nécessaire pour accomplir une tâche.
3. Rédigez votre budget en tenant compte des situations imprévisibles: Examinez la liste des tâches et inscrivez-les dans votre budget. Il vaut la peine de penser à une réserve en cas d’imprévus.
4. Déléguer les détails: Celui-ci va de pair avec votre plan d’événement écrit. Lorsque vous décidez des détails de l’événement de votre entreprise, décidez également qui sera responsable de chacun d’entre eux. Parfois, déléguer est aussi simple que d’embaucher quelqu’un pour vous aider – un planificateur d’événements, un traiteur, quelqu’un qui a de l’expérience dans l’organisation d’événements spéciaux.
5. Combien de participants espérez-vous attirer ? S’il s’agit d’un événement annuel, visez une croissance du nombre de participants d’une année à l’autre. Si c’est la première fois que vous organisez un événement de ce genre, il est encore plus important de fixer un nombre cible de participants afin de pouvoir mesurer le succès. Recherchez les données sur les participants à des événements similaires organisés au cours des dernières années afin de vous faire une idée de ce à quoi vous pouvez vous attendre.
6. Après avoir établi votre budget, il est donc temps d’aller à la chasse aux prestataires. Avant de commencer votre recherche, dressez une liste des principaux aspects pratiques (ceux-ci devraient être prescrits par votre vision de l’événement). Consultez cette liste fréquemment pendant que vous effectuez vos recherches.Voici quelques suggestions pour planifier vos besoins pour l’évènement:
De quel type de stationnement aurez-vous besoin ?
Aurez-vous besoin de votre propre équipement audiovisuel ou le prestataire le fournira-t-il ?
La réception cellulaire est-elle adéquate dans l’ensemble du lieu ou devrez-vous fournir une connexion Wi-Fi ?
De quelle surface de plancher avez-vous besoin ?
Avez-vous besoin d’un espace ouvert ou de zones ou de pièces segmentées ? (Dans ce dernier cas, combien de pièces vous faut-il ?)
Combien de temps à l’avance ce lieu est-il réservé ? Est-il disponible dans la fenêtre que vous recherchez ?
Quelles sont les politiques de dépôt, d’annulation et de remboursement ?
Que faire avant l’événement :
Appelez les fournisseurs participants pour vérifier l’équipement, le service de traiteur et les prestataires. Vérifiez auprès des propriétaires/gestionnaires du site pour confirmer la date et l’heure à laquelle tout sera prêt pour commencer l’installation.Testez tout votre équipement à son arrivée sur le site. Une fois que l’événement commence, verrouillez votre rôle de superviseur. Gérez vos invités, leurs besoins et votre personnel. Concentrez-vous sur l’expérience et facilitez le bon déroulement des opérations. Faites confiance au travail de préparation que vous avez fait et à l’équipe que vous avez formée ou embauchée.

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